Drug samples in family medicine teaching units: a cross-sectional descriptive study : Part 2: portrait of drug sample management in Quebec Translated title: Les échantillons de médicaments dans les unités d’enseignement de médecine familiale : une étude descriptive transversale : Les échantillons de médicaments dans les unités d’enseignement de médecine familiale : une étude descriptive transversale

Abstract

Objective

To draw a portrait of drug sample management in academic primary health care settings and assess conformity to existing Canadian guidelines.

Design

Descriptive cross-sectional survey.

Setting

All 33 family medicine teaching units (FMTUs) in Quebec that kept drug samples.

Participants

Health care professionals or FMTU staff who managed drug samples (ie, managers).

Main outcome measures

Drug sample managers completed a self-administered questionnaire between February and December 2013. Questionnaires inquired about sample selection, procurement, reception, storage, inventory, and disposal. Results were compared with the Canada’s Research-Based Pharmaceutical Companies Code of Ethical Practices (2012) and the Canadian Medical Association Guidelines for Physicians in Interactions with Industry (2007).

Results

All 33 FMTUs responded to the questionnaire. According to managers, no FMTUs had written selection criteria to guide sample choice. Almost one-third (30%) of FMTUs had uncontrolled access to drug sample cabinets. Even though pharmaceutical companies must distribute drug samples to authorized professionals only, these professionals were involved in the procurement and the reception of samples in 79% and 56% of FMTUs, respectively. Only 15% of FMTUs kept track of samples distributed, 82% checked expiration dates, and 85% ensured proper disposal as recommended.

Conclusion

The management of drug samples in the FMTUs in Quebec is heterogeneous, with many FMTUs and pharmaceutical companies not following Canadian guidelines.

Résumé

Objectif

Tracer un portrait de la gestion des échantillons de médicaments dans des établissements universitaires de soins primaires et vérifier si cette gestion respecte les directives canadiennes.

Type d’étude

Une enquête transversale descriptive.

Contexte

Les 33 unités d’enseignement de médecine familiale (UEMF) du Québec qui conservent des échantillons de médicaments.

Participants

Des professionnels de la santé (PS) ou des membres du personnel de l’UEMF qui sont responsables de la gestion des échantillons (p. ex. les gestionnaires).

Principaux paramètres à l’étude

Les gestionnaires des échantillons ont répondu à un questionnaire auto-administré entre février et décembre 2013. Les questions portaient sur la façon de choisir les échantillons, d’en faire l’acquisition, de les recevoir, de les entreposer, d’en tenir l’inventaire et d’en disposer. Les résultats ont été comparés avec les normes du Code of Ethical Practices (2012) des Canada’s Research-Based Pharmaceutical Companies et avec Les interactions avec l’industrie pharmaceutique : Lignes directrices pour les médecins (2007) de l’Association médicale canadienne.

Résultats

Les 33 UEMF ont répondu au questionnaire. D’après les gestionnaires, aucune UEMF n’avait des critères écrits pour orienter le choix des échantillons. Près du tiers des UEMF (30 %) n’avaient aucun contrôle sur l’accès aux armoires d’entreposage des échantillons. Même si les compagnies pharmaceutiques ne doivent fournir leurs échantillons qu’à des professionnels autorisés, ces derniers participaient à l’acquisition et à la réception des échantillons respectivement dans 79 % et 56 % des UEMF. Seulement 15 % des UEMF effectuaient un suivi des échantillons reçus, 82 % vérifiaient les dates de péremption et 85 % s’assuraient d’en disposer conformément aux recommandations.

Conclusion

La gestion des échantillons de médicaments dans les UEMF du Québec est très inégale, plusieurs UEMF et compagnies pharmaceutiques ne respectant pas les lignes directrices canadiennes.